Kaip elgtis su nuolat plūstančiais el. laiškais? 5 produktyvių žmonių įpročiai

Jei esate vienas iš daugelio žmonių, visą dieną praleidžiančių prie kompiuterio, tikriausiai ir į jūsų į el. pašto dėžutę plūsta daugybė laiškų. Jei šiuo metu ir neatsakote į el. laišką, tai tikriausiai nuolat atnaujinate naršyklę ar programas ieškodami naujų gautųjų laiškų.

Būna ir taip, kad laišką perskaitome, mintyse pradedame dėlioti, ką atsakysime, bet nusprendžiame, kad ši užduotis dabar užims per daug laiko, tad grįšime atrašyti vėliau, tačiau laiškas taip ir lieka neatsakytas. O jei kurį laiką jokių laiškų neateina, net apimta mintis, jog pašto dėžutėje nebėra vietos ar kažkas čia ne taip.

Tačiau nuolatinis el. pašto dėžutės tikrinimas reiškia, kad gali įstrigti kiti darbai, projektai, kuriuos pastaruoju metu reikės atlikti. Apskritai daug dėmesio skirdami laiškų ir visų prietaisus pasiekiančių pranešimų tikrinimui, kitas užduotis atidedame kitai dienai, savaitei ar net mėnesiui. Negana to, viename Kanadoje atliktame tyrime netgi išsiaiškinta, kad per intensyvus el. pašto tikrinimas gali sukelti dar didesnį stresą.

Taigi, kaip labai produktyvūs ir užimti žmonės, kasdien į el. pašto dėžutę gaunantys gausybę laiškų, juos sutramdo?

1. Numatykite konkretų laiką, kada atsakysite į laiškus

Žinoma, per dieną į el. pašto dėžutę teks užmesti akį daugybę kartų, skenuojant, ar neatėjo labai svarbių ir skubių laiškų. Tačiau optimalu paskirti konkretų laiką, kada į laiškus atrašysite. Pavyzdžiui, tam galite skirti 30 min. ryte, per pietus arba darbo dienai baigiantis. Numačius atrašymo laiką, dirbama daug efektyviau, nebereikia nuolat blaškytis tarp skirtingų užduočių, mažiau nukenčia svarbūs projektai.

2. Išfiltruokite svarbiausius laiškus

Puiki taisyklė – kaip įmanoma greičiau reaguoti į prioritetinius laiškus (svarbūs klientai, besibaigiantys terminai ir t. t.). Iškart atsakyti į visus gaunamus laiškus išsamiai – sunku, taigi, pirmiausia verta pirmenybę teikti laiškų siuntėjams, prašantiems konkrečios pagalbos, taip pat svarbiems klientams ir kontaktams.

Taip pat jei neturite galimybės laiško atrašyti iš karto, laišką galite pasižymėti kaip svarbų, pažymėti kaip neskaitytą – tikimybė, kad pamiršite į tą laišką atsakyti, ženkliai sumažėja.

3. Rašykite tik trumpus el. laiškus

El. paštas tinkamiausias greitam kasdieniam susirašinėjimui (laiškams iki maždaug 5–10 sakinių). Tačiau kai reikia aptarti svarbesnius reikalus, priimti sprendimus, geriausia kalbėtis telefonu, o ne susirašinėti laiškais. Pavyzdžiui, bendradarbiavimo sąlygų derinimas gali užtrukti savaitę ir ilgiau, kai telefonu viską būtų galima aptarti vos per vieną pokalbį, greičiau nei per 15 min.

Pokalbiai visuomet leidžia efektyviau komunikuoti, o laiškai dažnai gali būti ir netinkamai interpretuoti.

4. Dar viena puiki išeitis – el. laiškų rūšiavimas

Labai patogu el. laiškus archyvuoti į aplankus (priskirti laiškams tam tikras etiketes). Pavyzdžiui, į vieną aplanką galima suarchyvuoti darbinius laiškus, į kitą – asmeninius, trečiąjį – šeimos narių ar su šeima susijusius laiškus (ugdymo įstaigų sąskaitos, vizitų pas gydytojus patvirtinimai ir kt.), ir t. t.

Suskirsčius laiškus į kategorijas, paprasta imtis veiksmų: laiškus surasti, į juos atsakyti arba juos ištrinti.

Taip pat pasistenkite optimizuoti reklaminių laiškų kiekį: ne visose pašto dėžutėse jie ištrinami automatiškai, o trinant laiškus sugaištama daug laiko.

5. Tiesiog trumpai atrašykite iškart, ir bus ramu

Taip pat yra grupė žmonių, kurie į el. laiškus atsako vos juos gavę. Kitaip jie tiesiog gali pasimesti tarp gautųjų laiškų, būti nustumti už „matymo zonos“ (į antrąjį, trečiąjį el. pašto puslapius) ir dėl to ignoruojami. Juk sulaukti laiško, kur žmogus teiraujasi, ar gavote jo ankstesnį laišką – ne visai malonu, ar ne?

Taigi, galite tiesiog atsakyti trumpai: „Ačiū, laišką gavau, detales patikslinsiu vėliau.“ Taip kuriama pasitikėjimo ir pagarbos kultūra.